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文件管理(4.4.5)
组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保：
a、文件能够定位；
b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本；
d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。
ISO14001认证异常或紧急状态下的环境;因素。例如：
（1）易燃材料（化学品、油类、LPG）的火灾陷患；
（2）有毒、有害化学品的泄漏；
（3）易爆化学品的爆炸隐患；
（4）高压容器的破裂（锅炉、液压系统、LPG）；
（5）重要生产设施事故；
（6）重要环保设施事故。
为了能科学地分析、评价紧急状态的危险程度及采取必要的防范措施需要在初始环境评审时，调查下列的基础资料，如：
（1）各种化学品的品种及年用量；
（2）各种化学品的 存储量及存储位置；
（3）各种化学品的物质性能表（MSDS）。
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